Muitas vezes organizar um departamento de atendimento técnico de forma a reduzir os custos pode ser uma tarefa desafiadora. 

A boa notícia é que com um planejamento bem feito e estratégias assertivas, você consegue sim realizar a gestão do atendimento técnico comercial da sua empresa e ainda diminuir as despesas.

Medidas eficientes para organizar a equipe

Para promover os melhores atendimentos técnicos a sua empresa precisa pôr em prática uma série de medidas técnicas que podem ser:

• preventivas
• preditivas
• corretivas

Ao usar essas medidas acima é possível: 

• prevenir gastos desnecessários
• erros de atendimento
• má utilização de recursos
• monitorar a qualidade dos processos
• manter a produtividade da equipe em alta
• garantir a disponibilidade de equipamentos
• agilizar as instalações e manutenções

Agora veja alguns processos que auxiliam na organização da equipe e proporcionam um bom atendimento.

Crie um checklist de atendimento

Criar um checklist é o primeiro passo para organizar sua equipe de atendimento técnico comercial,  pois assim é possível realizar o atendimento de forma mais profissional e cuidadosa.

Com um checklist customizado, pode relembrar detalhes destacados no atendimento inicial, o contato do cliente, prazo de entrega, entre outros –  então não hesite em anotar as demandas de trabalho com atenção – afinal o cliente é seu ativo mais importante.

Confira os pontos essenciais que devem constar no seu checklist de atendimento:

• nome completo do cliente
• motivo do atendimento técnico
• profissional responsável pelo reparo
• categoria de atendimento
• contato telefônico do cliente
• data e horário que será realizado o atendimento
• detalhes gerais do serviço que será realizado

Faça a divisão dos atendimentos por categoria

Criar categorias de atendimento auxilia muito na organização da equipe – mesmo uma divisão simples de atendimento externo e interno.

• atendimento externo – para solicitações de reparo/manutenção em que trabalho é feito no local solicitado pelo cliente
• atendimento interno – são as solicitações onde o técnico retorna para a empresa com materiais ou aparelhos que necessitam de manutenção mais específica 

Invista em um aplicativo para gerenciar a divisão das tarefas entre a equipe

A tecnologia ajuda neste processo de organizar sua equipe de atendimento técnico comercial. Investir em aplicativos de gerenciamento online é útil e permite acompanhar as tarefas e atendimentos realizados.

Tenha um software de suporte ao cliente

O software de atendimento facilita grandemente na organização das equipes – melhorando desde a rotina de trabalho dos operadores, escalas de colaboradores para os atendimentos, evitando desorganização e sobrecarga.

Esse tipo de sistema é de suma utilidade porque:

• faz a abertura das solicitações
• controla o status dos atendimentos
• armazena os chamados recebidos
• finaliza as solicitações ao término da atuação da sua equipe de atendimento

Mensurar os resultados é essencial

A  nossa dica final sobre como estruturar uma equipe de atendimento técnico comercial com excelência é o acompanhamento. Se você não realizar medições de resultados é impossível saber se a atuação dos colaboradores está sendo satisfatória para o cliente ou está deixando a desejar.

Mensurar os resultados não é apenas analisar números – é preciso que se faça verificações:

• diárias
• semanais
• mensais 

de todos os casos  – em especial daqueles que receberam uma classificação ruim.

Quando ocorrerem casos com feedback negativo é preciso compreender a situação de forma global e identificar o operador ou a equipe que recebeu aquela classificação a fim de fornecer orientação para que tais situações não se repitam.

Colocando em prática essas dicas e estratégias com toda a certeza você vai organizar uma equipe que atua com precisão e profissionalismo, garantindo clientes satisfatórios.

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